Что такое планирование численности персонала (Headcount Planning)

В течение последних двух лет экономика столкнулась с множеством вызовов и была (и есть) непредсказуемой. При этом, для успешного развития компании необходимо уметь адаптироваться к изменениям рынка и принимать правильные решения в сложных ситуациях. В связи с этим, планирование численности персонала становится все более актуальным и необходимым занятием для многих руководителей.

Что такое планирование численности персонала (Headcount Planning)?

Планирование численности персонала - это процесс, который позволяет организациям определить оптимальное количество сотрудников, необходимых для достижения бизнес-целей и обеспечения эффективного функционирования. Он включает в себя анализ текущей и будущей потребности в персонале, оценку качества и количества существующих работников, а также определение необходимых изменений в численности персонала и компетенциях для достижения бизнес-целей компании.

**Планирование персонала является неотъемлемой частью стратегического планирования трудовых ресурсов, в ходе которого компании приходят к соглашению, что они наняли нужных людей обладающих необходимыми навыками. Этот процесс помогает компаниям достичь своих краткосрочных и долгосрочных целей в условиях бюджетных ограничений.

Ничто так не влияет на маржу прибыли, как численность персонала. Слишком высокие затраты на рабочую силу могут привести к снижению прибыли; точно так же отсутствие нужных людей на нужных должностях может сдерживать рост, значительно снижая доходы. В среднем на сотрудников приходится около 70% годового бюджета компании, поэтому нет ничего более важного, чем решения о найме.

Почему планирование численности персонала важно?

Планирование численности персонала является частью процесса формирования бюджета. Наличие четко определенного процесса планирования численности персонала может обеспечить ряд преимуществ:

Оптимизация бюджета: позволяет объединить усилия кадровых и фин. служб, чтобы согласовать планы компенсаций с текущей ситуацией на рынке труда. Это помогает гарантировать, что имеется возможность нанять нужных людей в рамках установленного бюджета.
Согласованность со стратегией: позволяет привести трудовые ресурсы организации в соответствие с ее стратегическими целями и задачами. Прогнозируя будущие потребности в рабочей силе, можно определить потенциальные пробелы в квалификации, прогнозировать потребности в кадрах и активно планировать инициативы по набору, обучению и развитию персонала.
Необходимые навыки: планирование персонала помогает нанимать нужных людей с нужными навыками в нужное время. В противном случае, возникает риск несоответствия между краткосрочными и долгосрочными стратегиями и способностью команд их реализовывать.Привлечение и удержание талантов: Планирование численности персонала позволяет менеджерам по персоналу и менеджерам по найму привлекать и удерживать лучших специалистов.
Операционная эффективность: обеспечивая надлежащий размер и квалификацию персонала, можно повысить производительность, минимизировать узкие места и улучшить рабочие процессы. Это ведет к повышению эффективности, сокращению времени выхода на рынок и повышению удовлетворенности клиентов.
Оптимизация обеспечения и рабочих помещений: Независимо от того, используется модель удаленной работы или гибридной, необходимо иметь соответствующее пространство и оборудование, чтобы обеспечить оптимальные условия труда для работников. Планирование поможет обеспечить надлежащую инфраструктуру для сотрудников.

Этапы эффективного планирования численности персонала

Этап 1: Ревью планов, целей и задач организации. Необходимо понимать, куда движется организация и с какими проблемами она сталкивается. На первом этапе целесообразно собрать вместе краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный бизнес-план, бюджет и стратегические цели компании.

Этап 2: Сбор данных, метрик и отчетности. Сбор качественной и количественной информации о сотрудниках в организации, которая полезна при бизнес-планировании и прогнозировании. Это позволит выявить, например, недостатки в способности заполнять текущие и будущие критически важные должности на основе слишком низкого диапазона зарплат, определить, как идет процесс роста или найма сотрудников, отвечающих требованиям, выявить проблемы с оттоком персонала, должности, которые можно ликвидировать.

Этап 3: Прогнозирование: Используя сценарное планирование и прогнозы, сделать прогноз потребностей клиентов, конкурентную среду, новые технологии и другие инновации, а также рост на текущих и новых рынках. Рассмотрение различных сценариев помогает подготовиться к разработке долгосрочных планов и планов на случай непредвиденных обстоятельств, оценить последствия для требований к персоналу и планов найма, разработать стратегии для заполнения пробелов в навыках и создать потенциальные бюджетные требования.

Этап 4: Анализ текущего состояния персонала. Определение дефицита квалифицированных или профицита невостребованных кадров, общие затраты на персонал, приоритеты найма и прогноз их на период времени, проанализированный в ходе постановки целей.

Этап 5: Планирование. Анализ стратегии устранения пробелов, такие как обучение, продвижение по службе, реструктуризация, увольнение или набор персонала, и оцените затраты на укомплектование штата. Определите тип занятости, необходимый для каждого сотрудника: полный рабочий день, неполный рабочий день, подрядчик, временный, сезонный или др. Как мы видели за последние пару лет, будущее трудно предсказать.

Этап 6: Оценка стоимости и бюджетирование. На этом этапе определяется изменение бюджета от найма или сокращения, обучения и оплаты труда , а также другие затраты, связанные с поддержанием необходимой численности персонала. Необходимо разработать бюджет на период, который был определен на предыдущих этапах.

Этап 7: Реализация и контроль. Непосредственная работа менеджеров по работе с персоналом и ресурсных руководителей. Найм, сокращение, обучение, реструктуризация.

Этап 8: Оценка и пересмотр. Наблюдение за прогрессом в достижении намеченных целей, при необходимости пересмотр планов, в связи с рыночными или иными изменениями. Headcount Planning должен быть гибким: как уже говорилось, планы численности должны быть “живыми” документами, которые часто пересматриваются на основе актуальных данных и текущих реалий бизнеса.

5 Советов по предотвращению распространенных ошибок при планировании численности персонала

Как и любой другой бизнес-процесс, планирование численности персонала также подвержено ошибкам и массой бесполезных усилий. Далее о распространенных проблемах, с которыми можно столкнуться в ходе этого процесса, и о том, как их избежать:

Не учитывается будущий рост: Распространенной ошибкой, которой следует избегать при планировании численности персонала, является отсутствие учета роста компании. Чтобы избежать этого, необходимо создать всеобъемлющую организационную схему для разработки надежного процесса планирования, который поможет выявить нехватку талантов и срочные потребности в найме.
Не проводится GAP-анализ в квалификации: Если пропустить процесс анализа пробелов в квалификации, будет трудно понять, в каком положении находится компания сегодня, что затруднит применение уроков прошлого опыта и планирование на будущее. Проведение комплексного анализа пробелов в квалификации, поможет узнать, какие навыки или работники требуются, для дальнейшего процесса найма.
Планирование в краткосрочной перспективе: Если заниматься планированием только для достижения краткосрочных целей, то это рано или поздно приведет к катастрофе. Напротив, необходимо в равной степени сосредоточиться на долгосрочных целях, чтобы иметь возможность подобрать персонал, обладающий всеми навыками, которые понадобятся вашему бизнесу в долгосрочной перспективе.
Неправильный расчет будущих расходов: С тех пор как пандемия изменила стиль работы во всем мире, компаниям стало трудно прогнозировать будущие расходы. Но тем не менее, необходимо провести детальный анализ на основе прошлых данных и отраслевых тенденций, чтобы точно определить будущие расходы, которые придется понести, нанимая больше работников сейчас. Это поможет вам избежать неприятных сюрпризов в будущем.
Не отслеживается прогресс: План численности персонала теряет свою ценность, если оно проводится только как ежегодное мероприятие. Это всегда работа в процессе. Только регулярное отслеживание основных показателей поможет прогнозировать предстоящие потребности. Это поспособствует обеспечению нужными ресурсами с нужными навыками в нужное время.

На сверхконкурентных рынках выжить могут только гибкие и перспективно планирующие компании. Наличие персонала с нужным набором навыков необходимо для процветания любой компании.